Was ist ein PMO?

Definition Projekt-Management-Office

Das PMO ist in seinem Kern nichts anders als eine permanente Organisationseinheit, die sich für die Erstellung, Umsetzung und Fortentwicklung des Projektmanagementsystems eines Unternehmens verantwortlich zeigt.

Der kleinste gemeinsame Nenner aller Projektmanagement Offices (PMOs), unabhängig von deren Unternehmenszugehörigkeit, besteht in der Zuständigkeit für mehr als ein einzelnes Projekt. Oftmals sind die Beteiligten im PMO zudem mit der organisatorischen Unterstützung von Projekt- und Geschäftsverantwortlichen betraut. Aufgrund der mehrdeutigen Verwendung des Begriffs sollten genaue Zuständigkeiten und Kompetenzen beim Projektmanagementbüro (PMO) auf jeden Fall mit angeführt werden.

Ein klassisches PMO soll vor allem einen Überblick über die Projektlandschaft generieren und behalten und

Projekte gleichzeitig steuern
Ressourcen verfügbar machen und koordinieren
Projektkosten mit Budget abstimmen
Prioritäten (in einem Projekt-Portfolio) setzen und berücksichtigen
Projektabhängigkeiten berücksichtigen und darstellen

Ziel ist die Maximierung des Projektdurchsatzes und -erfolgs.

Projekte richtig machen & Die richtigen Projekte machen.

Meine Angebote für ein professionelles PMO

Studien beweisen den Mehrwert von PMOs

PMO Studie der TPG (The Project Group), 2020

Link zur Studie

Ergebnisse der Studie:

Die Zufriedenheit mit PMOs steigt mit Dauer der PMO-Existenz und Anzahl der PMO-Mitarbeitenden.
Gut performende PMOs führen eher zu erfolgreichen Projekten.

Die Aufgaben eines PMO beziehen sich in der Regel auf:

Methoden, Prozesse und Tools sowie
die Durchführung von Projekten.

PMOs können mit ihren Angeboten den häufigsten Gründen fürs Scheitern von Projekten entgegenwirken:

unklare Inhalte und Ziele
unterschätzter Aufwand
zu wenig mitarbeitende
mangelnde Unterstützung durch Stakeholder

Mögliche Aufgaben eines Projekt-Management-Offices (PMO)

PMOs sind in jedem Unternehmen einzigartig und anders. Es gibt nicht DAS PMO.
Der Wirkungskreis des PMO hängt von der Akzeptanz des Projektmanagements allgemein im Unternehmen ab.

Etablierung von Standards

Projektwürdigkeit und Projektkategorien
Dokumenten-Vorlagen
Projektmanagement-Handbuch / Wiki
Prozess-Standards
Methoden-Standards
Umgang mit Abweichungen/ Nicht-Einhaltung

Projektliste & Reporting

Projektwürdigkeits- und Nutzwertanalysen
Projektliste für alle im Verantwortungs-bereich des PMO gelisteten Projekte
Projektreporting für das Management

Beratung & Unterstützung

bei Projekt-Klassifizierung
bei Erstellung von Projektanträgen, Berichten, Plänen, Schätzungen
Begleitung von Workshops
Moderationstätigkeit
bei der Durchführung von Retrospektiven
bei Konfliktlösung

Projekt-Portfolio-Management (PPM)

Projektportfolio-Zusammenstellung
Etablierung Portfolio-Ausschuss
Strategisches Ressourcen-management
Aufsetzen und Durchführen von Projektauswahl- und priorisierungs-verfahren

Community of Practice / Mentoring

Etablierung Community of Practice (CoP)
kollegiale Fallberatung
Aufbau Lessons Learned Repository
Erfolge feiern und sichtbar machen

Coaching & Schulung

PM Grundlagen
Methoden
Vorgehensweisen
Personal Skills wie Selbstmanagement, Kommunikation
Konflikt- und Moderationsfähigkeit

Controlling & Berichtswesen

Berichtswesen / Sicherstellen der Datenqualität
Zielerreichung (Reviews & Audits)
Abweichungsanalysen
Risikomanagement und -monitoring
Reviews
Eskalationssteuerung

Software & Tools

Einführung von Projektmanagement-Tools
Prozessdefinitionen
Anwenderschulungen
Support
Weiterentwicklung der Tool-Landschaft

Sie möchten ein PMO aufbauen?

Regelmäßig biete ich 2-tägige Intensiv-Training (online) an, in denen Ihre PMO-Mitarbeitenden und -Leitungen alle Informationen, die zum PMO Aufbau benötigt werden, erhalten:

Inhalte des Trainings

PMO Basics

Definition PMO
Organisatorische Einbettung inkl. Rollen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen
Nutzen und Zweck eines PMO
Aktuelle Studienlage zu PMOs
Aufgaben und Funktionen eines PMO
Das xMO
Alternativen zu PMOs

Das PMO in meinem Unternehmen

Stakeholder beim Aufbau eines PMO
Mit Coaching-Skills den PMO-Aufbau unterstützen
Den eigenen Weg definieren

Die PMO-Leitung

Das Kompetenzprofil für moderne PMO-Mitarbeitende
Die eigene Haltung und innere Antreiber
Methoden- und Tooltipps
Die Rollenbeschreibung der PMO-Leitung

Nachhaltige PMOs

PMOs im Kontext der Organisationsentwicklung
KPI und Kennzahlen zur Nutzenmessung von PMOs
Wirksamkeit und Akzeptanz für das PMO
Überblick einiger PPM-Tools
Checkliste für den eigenständigen Aufbau eines PMO

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